1. Introduction
Cette Politique de Protection des Données décrit comment HD Assurances (« nous ») utiliseront vos données personnelles dans la cadre de nos activités. Elle s’applique à tous produits d’HD Assurances. Par ailleurs, cette politique répond aux exigences européennes et françaises en matière de protection des données notamment votre droit d’information.
Si vous avez des questions concernant cette politique, veuillez contacter le Délégué local à la Protection des Données via l’adresse suivante : rectification@hdassurances.com
2. Qui est le responsable de traitements ?
HD Assurances est désigné comme Responsables de Traitement.
HD Assurances est une société de courtage d’assurance enregistrée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés de Créteil sous le numéro 395 325 053 et inscrite au Registre national des entreprises (RNE) depuis le 10 juin 1994. La société opère sous la forme juridique d’une Société par Actions Simplifiée (SAS) et a son siège au 51–55 rue Hoche, 94200 Ivry-sur-Seine, France.
3. Pourquoi collectons-nous et utilisons-nous vos informations personnelles ?
Pour les prospects et les clients, nous utilisons vos informations personnelles afin d’établir les devis et souscriptions de contrats d’assurance / prévention obsèques, la gestion de vos contrats, la gestion de vos espaces assurés, la gestion de la promotion commerciale de nos produits.
Pour les candidats, nous utilisons vos données personnelles pour la gestion de vos candidatures.
Par ailleurs, nous collections et utilisons vos données personnelles pour répondre à nos obligations légales ainsi que pour l’éventuelle défense de nos intérêts en cas de contentieux.
4. Quelles données personnelles collectons-nous et utilisons-nous ?
HD Assurances peut être amené à collecter les données suivantes vous concernant dans le cadre de ses activités :
- Données d’identification : nom, prénom, civilité, copie de carte d’identité
- Données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;
- Situation académique / professionnelle : CV, historique de carrière, etc. ;
- Situation familiale : Statut marital, régime sociale, nombre de personne dans le foyer ;
- Économiques et financières : RIB, numéro de carte bancaire, montant de cotisation, remise, etc. ;
- Données de connexion : logs technique, adresse IP, etc. ;
- Données relatives aux animaux : nom, date de naissance, situation de santé,
- Données relatives à la formation : type de formation, date et heure de formation, certification, etc.
5. Où recueillons-nous ces informations ?
Nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous notamment lors de vos demandes de devis / contrat, lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter ou lors que vous contactez notre service client.
6. Pour quelle finalité et sur quel fondement juridique traitons-nous vos données personnelles ?
| Base juridique | Finalité |
| Consentement | Gestion des prospects |
| Administration des communications commerciales | |
| Mesures précontractuelles / contractuelles | Gestion de vos candidatures |
| Gestion des devis | |
| Gestion des contrats d’assurance | |
| Administration des cotisations | |
| Gestion des communications (téléphone, email, espace adhérent) | |
| Gestion des demandes de remboursement | |
| Gestion des réclamations / sinistres client | |
| Gestion des précontentieux / contentieux | |
| Administration du recouvrement des impayés | |
| Obligation légale | Gestion des détections, enquête et détection de fraude |
| Gestion des screening GDA-PPE | |
| Intérêt légitime | Enregistrement téléphonique (qualité) |
| Administration du système de parrainage | |
| Administration des offres promotionnelles | |
| Gestion des enquêtes de satisfaction |
7. Pourquoi traitons-nous des données « sensible » ?
Dans le cadre des traitements de données personnelles précités, nous ne collectons pas de données personnelles jugées « sensibles » ou « hautement personnel » tel que défini par la réglementation sur la protection des données.
8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles
| Finalité | Durée de conservation |
| Gestion des candidatures | 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu |
| Gestion des prospects | 3 ans |
| Administration des communications commerciales | 5 ans à l’issue du contrat |
| Gestion des devis | 3 ans |
| Gestion des contrats d’assurance | 5 ans à l’issue de la clôture du contrat |
| Administration des cotisations | 10 ans |
| Gestion des communications (téléphone, email, espace adhérent) | 5 ans à l’issue de la clôture du contrat |
| Gestion des demandes de remboursement | 5 ans à l’issue de la clôture de la demande |
| Gestion des réclamations / sinistres client | 5 ans à l’issue de la clôture de la réclamation / du sinistre |
| Gestion des précontentieux / contentieux | Jusqu’à expiration des délais et voies de recours en cas de contentieux |
| Administration du recouvrement des impayés | 2 ans (civile) ou 5 ans (professionnelles) |
| Gestion des détections, enquête et détection de fraude | Jusqu’à expiration des délais et voies de recours en cas de contentieux |
| Gestion des screening GDA-PPE | 5 ans |
| Enregistrement téléphonique (qualité) | 1 an |
| Administration du système de parrainage | 5 ans à l’issue de la validation du parrainage |
| Administration des offres promotionnelles | 12 mois |
| Gestion des enquêtes de satisfaction | 2 ans |
9. Avec qui partageons nous vos données personnelles ?
Nous partageons vos données personnelles en interne avec l’ensemble des directions métiers et fonctions supports intervenant sur les traitements de données à caractère personnels précités. A cet effet, cela concerne principalement la Direction des Ventes, la Direction des Opérations, la Direction des Ressources Humaines, la Direction Marketing. Nous pouvons par ailleurs, lorsque cela est nécessaire, partager vos données personnelles avec d’autres entités du Groupe ou bien avec le Groupe Pinnacle Pet.
Nous partageons aussi vos données personnelles avec des fournisseurs tels que nos fournisseurs d’outils. Dans certaines circonstances, comme lors d’une procédure judiciaire, nous sommes légalement tenus de partager des informations avec des tiers autorisés (juge, avocat, etc.). Nous pouvons également partager des données personnelles vous concernant avec des agences et services publics ainsi que des auditeurs externes.
Pour en savoir plus, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données via l’adresse suivante : rectification@hdassurances.com
10. Transfert-on vos données personnelles hors du de l’Union Européenne
Nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne sauf dans des cas très limités tels que la réservation de voyages professionnels à l’étranger ou l’accès à l’environnement interne PPG depuis un pays hors de l’Union Européenne.
Dans le cas où nous transférons vos données personnelles hors de l’Union Européenne, HD Assurances a mis en place les garanties appropriées pour réaliser ce transfert de manière sécurisé et légale. A cet effet, nous avons mis en place des mesures contractuelles entre les parties ainsi que des mesures de sécurité telles que le contrôle d’accès ou le chiffrement des données.
Dans de rares cas, nous pouvons être amener à vous demander votre consentement pour effectuer un transfert de données personnelles à l’étranger.
11. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément aux lois européennes et françaises relatives à la protection des données, vous bénéficiez des droits suivants :
- Droit d’accès – vous pouvez demander, à tout moment, la confirmation que des données vous concernant sont ou non traitées par HD Assurance. En cas de traitement de vos données par nos équipes, vous êtes autorisé à recevoir une copie de vos données personnelles.
- Droit de rectification – lorsque vous considérez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander que ces dernières soient corrigées.
- Droit à l’effacement – vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans les meilleurs délais. Le droit à l’effacement ne s’applique pas notamment dans le cas où le traitement des Données est exigé au titre de (i) l’exercice du droit à la liberté d’opinion et d’information, (ii) l’exécution d’une obligation légale à laquelle nous sommes tenus (obligations légales de conservation, par exemple) ou (iii) la revendication, l’exercice ou la défense de droits en justice.
- Droit à la limitation de traitement – vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles si vous considérez que le traitement n’est pas légal ou que les données personnelles utilisées ne sont pas exactes.
- Droit à la portabilité des données – lorsque cela est légalement applicable, vous pouvez demander que vos données personnelles vous soient fournies ou soient transférées à un tiers dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- Droit d’opposition – lorsque cela est légalement applicable, vous pouvez demander que vos données personnelles ne soit plus utilisé dans le cadre d’un traitement de données (ex : se désabonner d’une newsletter). Par ailleurs, nos intérêts légitimes étant susceptibles de prévaloir au regard de la cessation du traitement, nous pouvons être autorisés à poursuivre le traitement de vos Données en dépit de votre opposition.
- Droit de retirer votre consentement – lorsque vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles, vous pouvez à tout moment le retirer.
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée – vous pouvez demandeur de refuser la prise de décision entièrement autorisée et/ou d’exercer les garanties supplémentaires offertes en la matière.
- Droit de définir des directives post-mortem - vous pouvez définir des directives relatives au sort des Données à caractère personnel après sa mort.
Vous pouvez exercer les droits listés ci-dessus, par courrier adressé à HD Assurances – Délégué à la protection des données – 51-55 rue Hoche 94200 Ivry-sur-Seine. Vous pouvez à tout moment contacter notre Délégué à la Protection des Données personnelles à l’adresse : rectification@hdassurances.com.
Dans l’hypothèse ou votre demande concerne l’exécution de l’un de vos droits en lien avec les données personnelles traitées par un tiers d’HD Assurances en qualité de sous-traitant, celle-ci sera transmise par ses services au Délégué à la Protection des Données (DPO) de son partenaire assureur.
Enfin, conformément à la réglementation applicable, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés),
12. Comment sont sécurisées vos données ?
HD Assurances met en œuvre les actions nécessaires afin de protéger les données personnelles qu’elle traite. Vos données sont traitées de façon électronique et/ou manuelle et en tout état de cause, de façon à ce que leur sécurité, protection et confidentialité soient assurées au regard de leur niveau de sensibilité, via des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir la perte, le vol, l’utilisation, la divulgation ou encore la modification non-autorisées
13. Délégué à la protection des données (DPO)
Un Délégué local à la protection des données (DPO) a été désigné pour HD Assurances afin de superviser le respect de la conformité relative à la protection des données au sein de ces organismes.
Si vous avez des questions concernant cette Politique de Protection des Données ou la manière dont nous traitons vos informations personnelles, vous pouvez le contacter via l’adresse : rectification@hdassurances.com
14. Evolution de la politique
La présente Politique de Protection des Données peut être amenée à évoluer, notamment en raison des évolutions législatives et réglementaires. En cas d’évolution, nous vous fournirons soit une informatique quant à l’évolution de la politique soit une nouvelle version de cette dernière.
Cette Politique de Protection des Données à destination des salariées a été mis à jour en mai 2026
